Veranstaltungsplanung

Was kommt nach der Varanstaltung auf uns zu?

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Nach der Veranstaltung muss abgebaut werden. Am besten funktioniert das, wenn alle Gäste die Fläche verlassen haben.
Solltet ihr nachts abbauen, denkt an möglichst viele Kopflampen, das erleichtert die Arbeit ungemein.
Zuerst wird die Technik abgebaut. Dabei werdet ihr vom Techniker angeleitet. Baut eure Deko und andere Aufbauten ab und achtet darauf, dass ihr nichts wichtiges vergesst.
Nachdem alles abgebaut wurde muss noch aufgeräumt werden. Die Fläche selbst sowie die Parkfläche vor der Fläche müssen von sämtlichen Müll befreit sein. Achtet besonders auf Scherben, Zigarettenkippen und Kronkorken.

Wie plant man Auf- und Abbau am besten?

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Plant ausreichend Zeit ein – insbesondere für den Aufbau.
Wenn eure Veranstaltung z. B. um 16 Uhr beginnt, empfiehlt sich ein Aufbaustart gegen 10 Uhr, abhängig vom Umfang der geplanten Infrastruktur (Bühne, Bar etc.) macht es ggf. Sinn bereits am Vortag die Bühne oder das Segel aufzubauen.
Um den Abbau zu entzerren ist es auch möglich, einen Teil erst am Folgetag abzubauen.

Wenn Ihr den Auf-Abbau über mehrere Tage strecken wollt bedenkt unbedingt eine Nachtwache!

Wie hoch ist der zeitliche und personelle Aufwand?

Der Aufwand für Vorbereitung, Aufbau, Abbau und Transport ist nicht zu unterschätzen und lässt sich am besten durch ein breit aufgestelltes Team innerhalb des Kollektivs bewältigen.
Im Vorfeld organisiert ihr unter anderem Getränke, Lebensmittel, Playtimes und die Kommunikation (z. B. über Instagram oder Telegram).


Denkt daran, dass ihr einen Transporter benötigt um alles zur Fläche und zurück zu transportieren.
Wir empfehlen TeilAuto als günstigste Option. Hierbei muss beachtet werden, dass Transporter möglichst mit 4Wochen Vorlauf reserviert werden sollten.

Der größte Arbeitsaufwand entsteht am Veranstaltungswochenende selbst: Transport, Aufbau von Bühne und Bar sowie der direkte Abbau im Anschluss benötigen Zeit und ein festes Team. Da der Abbau in der Regel nachts stattfindet denkt bitte an Abbau-Licht sowie Kopflampen.

Gibt es Strom- oder Wasseranschlüsse?

  • Strom: Ja
  • Wasser: Nein

Der Stromgenerator liefert maximal 7.000 Watt, davon sind 3.000 Watt zusätzlich zur Anlage verfügbar.
Bitte beachtet:

  • Nur wenige Glühbirnen möglich
  • Maximal eine Nebelmaschine (bis 2.000 Watt)
  • Keine Wasserkocher, Waffeleisen oder sonstige Gastrogeräte anschließen die mit Strom heizen.

Von wann bis wann darf veranstaltet werden?

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Die Beschallungsdauer mit voller Lautstärke beträgt maximal 6 Stunden, Musik mit reduzierter Lautstärke ist allerdings davor und danach möglich. Veranstaltungen bis 24:00 sind kein Problem. Vereinzelt ist es auch möglich die Veranstaltungen etwas länger gehen zu lassen. Der Aufbau kann ganztägig auf der Freifläche erfolgen. Einen Tag vor und nach der Veranstaltung kann bereits vor bzw. nachbereitet werden.

Wie funktioniert die Anmeldung der Veranstaltung bei der Stadt?

Sobald ihr eine Zusage erhalten und einen festen Termin gefunden habt, meldet ihr eure Veranstaltung bei der Stadt an.
Sobald euch Dokumente wie die Sondernutzungserlaubnis oder der Auflagenbescheid vorliegen, sendet diese bitte an das Koordinationsteam.
Die Sondernutzungsgebühr von 18 Euro wird vom Freiflächenprojekt übernommen. Auch beim Anmelden werdet ihr durch eure Mentorin unterstützt.

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