Allgemeines
Das Projekt ermöglicht lokalen Kollektiven die Durchführung von legalen, nicht-kommerziellen Open-Air-Veranstaltungen auf einer städtisch genehmigten Fläche. Ziel ist es, kulturell vielfältige und niedrigschwellige Angebote im öffentlichen Raum zu schaffen.
Das Freiflächenprojekt wird durch die Stadt Jena finanziert und unter der Trägerschaft der Recover-Stiftung umgesetzt. Federführend für die Projektumsetzung ist der Nachtkulturbeauftragte der Stadt Christoph Litwinow. Die Umsetzung und Betreuung der Projektteilnehmenden sowie die Bereitstellung der technischen Grundinfrastruktur übernimmt der biotobt e. V..
Ausschreibung & Bewerbung
Ja. Es gibt festgelegte Termine, unter anderem für:
- die Bewerbungsfrist
- einen vorbereitenden Workshop
- Fristen zur Anmeldung der Veranstaltung bei der Stadt
Die genauen Termine werden rechtzeitig auf der Website des Beirates sowie auf der Instagram-Seite bekannt gegeben.
Vorkenntnisse sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich. Das Projekt bietet Unterstützung und Begleitung.
Die Auswahl erfolgt durch den Beirat für Soziokultur anhand folgender Kriterien:
- Durchführbarkeit und Verlässlichkeit
- Inhaltliche Qualität und Veranstaltungskonzept
- Ausgewogene Berücksichtigung etablierter Akteur*innen der Jenaer Soziokultur und neuer Initiativen
- Originalität („Mal was Neues“)
Gewerbliche Akteurinnen werden in der Regel nicht berücksichtigt.
Ein besonderer Fokus liegt auf der Einbindung lokaler Akteurinnen.
Das Angebot richtet sich an lokale Veranstalter*innen und Kollektive, insbesondere an junge, engagierte Akteur*innen der Jenaer Kulturszene. Einzelpersonen können sich genau so bewerben wie Vereine.
Die Rückmeldung erfolgt jeweils nach der nächsten Sitzung des Beirats für Soziokultur, nachdem die Bewerbungsphase beendet wurde. Der genaue Zeitraum wird im Bewerbungsprozess kommuniziert.
Die Bewerbung erfolgt über ein Formular, welches im Zeitraum der Bewerbungsphase auf der Webseite des Beirates abrufbar ist. Auf Grundlage der eingereichten Konzepte entscheidet der Beirat für Soziokultur in einer Sitzung über die Auswahl der Veranstaltungen. Auf dieser Seite sieht man, wie die Ausschreibung im Jahr 2025 ausgesehen hat.
Veranstaltungsplanung
Ein Verkauf von Getränken und Essen ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Detaillierte Informationen dazu erhalten die Veranstaltenden im Workshop oder von ihrer Mentorin oder ihrem Mentor.
- Strom: Ja
- Wasser: Nein
Der Stromgenerator liefert maximal 7.000 Watt, davon sind 3.000 Watt zusätzlich zur Anlage verfügbar.
Bitte beachtet:
- Nur wenige Glühbirnen möglich
- Maximal eine Nebelmaschine (bis 2.000 Watt)
- Keine Wasserkocher, Waffeleisen oder sonstige Gastrogeräte anschließen die mit Strom heizen.
Bitte kühlt Getränke vorab (z. B. beim Edeka-Großmarkt) vor, da Kühlschränke auf der Fläche nicht aktiv herunterkühlen können.
Die Beschallungsdauer mit voller Lautstärke beträgt maximal 6 Stunden, Musik mit reduzierter Lautstärke ist allerdings davor und danach möglich. Veranstaltungen bis 24:00 sind kein Problem. Vereinzelt ist es auch möglich die Veranstaltungen etwas länger gehen zu lassen. Der Aufbau kann ganztägig auf der Freifläche erfolgen. Einen Tag vor und nach der Veranstaltung kann bereits vor bzw. nachbereitet werden.
Nach der Veranstaltung muss abgebaut werden. Am besten funktioniert das, wenn alle Gäste die Fläche verlassen haben.
Solltet ihr nachts abbauen, denkt an möglichst viele Kopflampen, das erleichtert die Arbeit ungemein.
Zuerst wird die Technik abgebaut. Dabei werdet ihr vom Techniker angeleitet. Baut eure Deko und andere Aufbauten ab und achtet darauf, dass ihr nichts wichtiges vergesst.
Nachdem alles abgebaut wurde muss noch aufgeräumt werden. Die Fläche selbst sowie die Parkfläche vor der Fläche müssen von sämtlichen Müll befreit sein. Achtet besonders auf Scherben, Zigarettenkippen und Kronkorken.
Die konkreten Regelungen zu Haftung und Versicherung werden im Rahmen des Projekts individuell geklärt und im Vorfeld kommuniziert. In der Regel übernimmt die veranstaltende Person selbst die Haftung. Es gibt die Möglichkeit, sich über eine Veranstaltungshaftpflicht abzusichern.
Sobald ihr eine Zusage erhalten und einen festen Termin gefunden habt, meldet ihr eure Veranstaltung bei der Stadt an.
Sobald euch Dokumente wie die Sondernutzungserlaubnis oder der Auflagenbescheid vorliegen, sendet diese bitte an das Koordinationsteam.
Die Sondernutzungsgebühr von 18 Euro wird vom Freiflächenprojekt übernommen. Auch beim Anmelden werdet ihr durch eure Mentorin unterstützt.
Der Aufwand für Vorbereitung, Aufbau, Abbau und Transport ist nicht zu unterschätzen und lässt sich am besten durch ein breit aufgestelltes Team innerhalb des Kollektivs bewältigen.
Im Vorfeld organisiert ihr unter anderem Getränke, Lebensmittel, Playtimes und die Kommunikation (z. B. über Instagram oder Telegram).
Denkt daran, dass ihr einen Transporter benötigt um alles zur Fläche und zurück zu transportieren.
Wir empfehlen TeilAuto als günstigste Option. Hierbei muss beachtet werden, dass Transporter möglichst mit 4Wochen Vorlauf reserviert werden sollten.
Der größte Arbeitsaufwand entsteht am Veranstaltungswochenende selbst: Transport, Aufbau von Bühne und Bar sowie der direkte Abbau im Anschluss benötigen Zeit und ein festes Team. Da der Abbau in der Regel nachts stattfindet denkt bitte an Abbau-Licht sowie Kopflampen.
Tauscht euch frühzeitig mit dem Mentoringteam und erfahrenen Kollektiven aus.
Hilfreich ist eine klare Aufgabenverteilung, z. B.:
- Team Aufbau
- Team Bar
- Team Abbau
- Team Awareness
- Team Kommunikation
Eure Mentorin oder euer Mentor helfen euch gern bei der Planung.
Plant ausreichend Zeit ein – insbesondere für den Aufbau.
Wenn eure Veranstaltung z. B. um 16 Uhr beginnt, empfiehlt sich ein Aufbaustart gegen 10 Uhr, abhängig vom Umfang der geplanten Infrastruktur (Bühne, Bar etc.) macht es ggf. Sinn bereits am Vortag die Bühne oder das Segel aufzubauen.
Um den Abbau zu entzerren ist es auch möglich, einen Teil erst am Folgetag abzubauen.
Wenn Ihr den Auf-Abbau über mehrere Tage strecken wollt bedenkt unbedingt eine Nachtwache!
Zusätzliche Technik kann bei Bedarf über den Mietpark von biotobt e. V. ausgeliehen werden:
https://www.biotobt.de/mietpark_neu/
Die genauen verfügbaren Geräte und Preise werden im Vorfeld abgestimmt.
Außerdem empfehlen wir für Zelte den Mietpark des DJR-Jena.
https://service.jugendring-jena.de
Mentoring & Unterstützung
Ja. Die veranstaltenden Kollektive werden vor, während und nach der Veranstaltung durch einen oder mehrere Mentor*innen begleitet.
Zusätzlich werden Workshops zu Themen wie Veranstaltungsregularien, behördlichen Auflagen und Evaluation angeboten.
Das Projekt stellt eine zentrale technische Grundausstattung bereit, darunter:
- 2 Öko-Toiletten-Kabinen gestellt vor Ort
- GAS-Stromgenerator Inverter K&S KS 8100iEG incl. Tankservice
- Starkstromromverteilung mit Kabel zum Generator
- 4x Fullrangetopteil Lambda TX-3A
- 2x 18″ Subbass Lambda DH-18 incl.Amping
- 2x Hochstativ VMB TP20 inkl. Y-Aufnahme
- 1x Pegelmessgerät PeakTech® P 8005
- 1x Pegelanzeige DJ Dateq SPL-D2 MKII
- alle für die Beschallung notwendigen Kabel
- Druckservice für die Informationsflyer für die Anwohnerschaft
Hinweis:
Zusätzliches Equipment wie Bühnen, Lichttechnik für das gesamte Gelände oder spezieller Wetterschutz muss von den Veranstalter*innen selbst organisiert werden.
Die konkreten Regelungen zu Haftung und Versicherung werden im Rahmen des Projekts individuell geklärt und im Vorfeld kommuniziert. In der Regel übernimmt die veranstaltende Person selbst die Haftung. Es gibt die Möglichkeit, sich über eine Veranstaltungshaftpflicht abzusichern.
Während der Veranstaltung ist technisches Personal vor Ort, das bei Problemen unterstützt.
Veranstaltungsablauf
Ein Verkauf von Getränken und Essen ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Detaillierte Informationen dazu erhalten die Veranstaltenden im Workshop oder von ihrer Mentorin oder ihrem Mentor.
Die Beschallungsdauer mit voller Lautstärke beträgt maximal 6 Stunden, Musik mit reduzierter Lautstärke ist allerdings davor und danach möglich. Veranstaltungen bis 24:00 sind kein Problem. Vereinzelt ist es auch möglich die Veranstaltungen etwas länger gehen zu lassen. Der Aufbau kann ganztägig auf der Freifläche erfolgen. Einen Tag vor und nach der Veranstaltung kann bereits vor bzw. nachbereitet werden.
Bei schlechtem Wetter kann die Technik mit speziellem Wetterschutz ausgestattet werden, der über das Koordinationsteam gegen einen Aufpreis erhältlich ist.
Bei starkem Unwetter kann die Veranstaltung verschoben oder abgesagt werden.
Für die Freifläche liegt ein Immissionsschutzgutachten vor, das die zulässigen Lautstärken in Dezibel festlegt.
Das Mentoringteam übernimmt während der gesamten Veranstaltung die notwendigen Lautstärkemessungen und -anpassungen.
Die Lautstärke ist nach bisheriger Erfahrung für sämtliche Veranstaltungsformate ausreichend.
Die Kommunikation mit den Anwohnenden übernimmt eine zentrale Koordination des Projektteams. Anwohnende werden im Vorfeld per Informationsflyer über die Veranstaltungen informiert. Während der Veranstaltung gibt es eine „Hotline“ via Anwohner*telefon. Das Telefon ist durch den Mentoren, die Mentorin oder die veranstaltende Person während der Veranstaltung stets zu beantworten.
Nach der Veranstaltung
Nach der Veranstaltung muss abgebaut werden. Am besten funktioniert das, wenn alle Gäste die Fläche verlassen haben.
Solltet ihr nachts abbauen, denkt an möglichst viele Kopflampen, das erleichtert die Arbeit ungemein.
Zuerst wird die Technik abgebaut. Dabei werdet ihr vom Techniker angeleitet. Baut eure Deko und andere Aufbauten ab und achtet darauf, dass ihr nichts wichtiges vergesst.
Nachdem alles abgebaut wurde muss noch aufgeräumt werden. Die Fläche selbst sowie die Parkfläche vor der Fläche müssen von sämtlichen Müll befreit sein. Achtet besonders auf Scherben, Zigarettenkippen und Kronkorken.
Plant ausreichend Zeit ein – insbesondere für den Aufbau.
Wenn eure Veranstaltung z. B. um 16 Uhr beginnt, empfiehlt sich ein Aufbaustart gegen 10 Uhr, abhängig vom Umfang der geplanten Infrastruktur (Bühne, Bar etc.) macht es ggf. Sinn bereits am Vortag die Bühne oder das Segel aufzubauen.
Um den Abbau zu entzerren ist es auch möglich, einen Teil erst am Folgetag abzubauen.
Wenn Ihr den Auf-Abbau über mehrere Tage strecken wollt bedenkt unbedingt eine Nachtwache!